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Wissen & Aktuelles·29. September 2026

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Was danach gilt und wie Sie richtig prüfen.

Emanuel Eichler

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Geöffneter Aktenordner mit Abrechnungsunterlagen auf einem Schreibtisch, daneben Briefumschläge und ein Kugelschreiber

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, so steht es in § 556 Absatz 3 BGB. Bei einem Abrechnungsjahr, das am 31. Dezember 2025 endet, ist der 31. Dezember 2026 der letzte Tag. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht der Poststempel. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, ein Guthaben bleibt dem Mieter erhalten.

Ab wann läuft die Zwölfmonatsfrist und wann ist sie gewahrt?

Maßgeblich ist § 556 Absatz 3 BGB. Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Die Frist beginnt damit nicht mit dem Eingang der letzten Handwerkerrechnung und auch nicht mit einem Beschluss der Eigentümergemeinschaft, sondern schlicht mit dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums. Läuft dieser wie üblich vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Stand September 2026 gilt diese Regel unverändert für Wohnraummietverhältnisse.

Der Abrechnungszeitraum selbst darf höchstens zwölf Monate umfassen. Meist ist das das Kalenderjahr, zwingend ist das nicht: Wer den Zeitraum am Ende des Heizjahres enden lässt, verschiebt damit auch den Fristablauf. Wichtig ist nur, dass der Zeitraum im Mietvertrag oder in der Abrechnung erkennbar ist und nicht von Jahr zu Jahr wandert.

Gewahrt ist die Frist erst, wenn die Abrechnung dem Mieter zugegangen ist. Die Absendung genügt nicht, und wer den Zugang im Streitfall nicht belegen kann, steht am Ende wie jemand da, der nie abgerechnet hat. Verzögerungen auf dem Postweg gehen zulasten des Vermieters. In der Praxis heißt das: nachweisbarer Versand, ein sauber dokumentiertes Datum in der Objektakte und bei knappen Fällen der persönliche Einwurf mit Zeugen.

Nebenkosten und Betriebskosten meinen im Alltag dasselbe. Das Gesetz kennt nur die Betriebskosten, Nebenkosten ist der Sammelbegriff aus dem Mietvertrag und aus der Suchmaske. Wer nach der Frist für die Nebenkostenabrechnung sucht, findet die Antwort deshalb in § 556 Absatz 3 BGB und in der Betriebskostenverordnung.

Fristwahrend ist zudem nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung. Dazu gehören die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen. Ein Zahlenwerk, dem eine dieser Angaben fehlt, ist keine Abrechnung im Rechtssinn, auch wenn es pünktlich im Briefkasten lag. Daran scheitern Abrechnungen häufiger als an falsch addierten Beträgen, und in der Mietverwaltung ist genau das der Punkt, an dem wir übernommene Bestände zuerst prüfen.

Was passiert, wenn der Vermieter die Frist verpasst?

Versäumt der Vermieter die Zwölfmonatsfrist, ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, § 556 Absatz 3 Satz 3 BGB. Die Pflicht zur Abrechnung entfällt damit nicht: Ergibt die Rechnung ein Guthaben, muss es weiterhin ermittelt und ausgezahlt werden. Der Vermieter verliert also die Nachzahlung, nicht die Arbeit.

Die einzige Ausnahme greift, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat, und die Rechtsprechung legt sie eng aus. Ein auf dem Postweg verlorener Brief genügt nicht. Der Bundesgerichtshof hat am 25. Januar 2017 entschieden (VIII ZR 249/15), dass auch eine verspätete Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft den vermietenden Eigentümer nicht ohne Weiteres entlastet. Er muss konkret darlegen, was er unternommen hat, um rechtzeitig abrechnen zu können.

Für Eigentümer, die eine einzelne Wohnung in einer Gemeinschaft vermieten, folgt daraus eine unbequeme Konsequenz: Auf den Beschluss der Eigentümerversammlung können Sie nicht warten. Liegt die Jahresabrechnung der Gemeinschaft im Herbst noch nicht vor, rechnen Sie anhand der vorliegenden Belege und der geleisteten Vorauszahlungen ab und korrigieren später, statt die Frist verstreichen zu lassen. In der Sondereigentumsverwaltung führen wir deshalb je Einheit einen eigenen Fristenkalender, der vom Takt der Gemeinschaft unabhängig ist.

Als Mieter müssen Sie eine ausbleibende Abrechnung nicht hinnehmen. Sie können sie schriftlich anfordern und eine Frist setzen. Ob Sie darüber hinaus laufende Vorauszahlungen zurückbehalten dürfen, hängt vom Einzelfall ab, und spätestens wenn es um eine Klage auf Abrechnung oder um eine hohe strittige Nachzahlung geht, ist das Rechtsberatung. Die gehört zu einer Anwältin oder einem Anwalt für Mietrecht. Wir ordnen ein und rechnen ab, wir vertreten nicht vor Gericht.

Wie lange können Sie als Mieter prüfen und widersprechen?

Für Mieter gilt dieselbe Spanne, nur mit anderem Startpunkt. Einwendungen gegen die Abrechnung sind dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen, § 556 Absatz 3 Satz 5 BGB. Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Geht die Abrechnung für 2025 am 20. November 2026 zu, läuft Ihre Einwendungsfrist bis zum 20. November 2027.

Eine pauschale Beanstandung reicht dafür nicht. Sie müssen benennen, welche Position Sie für falsch halten und warum, etwa weil eine Kostenart im Mietvertrag gar nicht vereinbart ist, weil der Verteilerschlüssel nicht zum Vertrag passt oder weil eine Reparatur unter den Betriebskosten auftaucht.

Um das beurteilen zu können, dürfen Sie die Belege sehen. Der Vermieter schuldet Rechenschaft und die Vorlage der Belege, § 259 BGB. In der Praxis bedeutet das Einsicht in Rechnungen, Ableseprotokolle und Verträge, üblicherweise im Büro der Verwaltung, auf Wunsch und gegen Erstattung der Kosten auch als Kopie oder Scan. Wir legen die Belege eines Objekts nach Kostenart geordnet vor, weil die Einsicht in einen unsortierten Ordner niemandem weiterhilft.

Eine Nachzahlung wird mit Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung fällig, auch während Sie noch prüfen. Üblich ist deshalb, unter Vorbehalt zu zahlen und zu viel Gezahltes anschließend zurückzufordern; für die Rückforderung gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren nach §§ 195, 199 BGB, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Fehlt der Abrechnung eine der formellen Mindestangaben, beginnt die Einwendungsfrist für die betroffenen Positionen ohnehin nicht zu laufen.

Welche Kosten dürfen überhaupt umgelegt werden?

Umgelegt werden darf nur, was der Mietvertrag vorsieht. § 556 Absatz 1 BGB erlaubt die Vereinbarung, dass der Mieter die Betriebskosten trägt, und verweist für deren Aufstellung auf die Betriebskostenverordnung. Deren § 2 zählt 17 Nummern auf, von den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks (Nummer 1, im Wesentlichen die Grundsteuer) über Wasser, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart und Antennen- oder Glasfaseranlagen bis zu den sonstigen Betriebskosten in Nummer 17.

Nummer 17 ist keine Auffangklausel für alles Übrige. Sonstige Betriebskosten sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind, etwa die Wartung der Rauchwarnmelder oder die Reinigung der Dachrinnen. Wer neu vermietet, entscheidet mit dieser Klausel über Jahre hinweg, was später abgerechnet werden kann, und ein Versäumnis an dieser Stelle lässt sich im laufenden Vertrag kaum noch heilen. Bei jeder Neuvermietung gleichen wir die Umlagevereinbarung deshalb Position für Position mit der Betriebskostenverordnung ab.

Nicht umlagefähig sind Instandhaltung und Instandsetzung, also jede Reparatur, ebenso die Kosten der Verwaltung und in der Eigentumswohnung die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Auch Leerstand trägt der Eigentümer: Die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Anteile dürfen nicht auf die verbleibenden Mieter verteilt werden. Über allem steht der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit aus § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB, der den Vermieter auf ein angemessenes Verhältnis von Aufwand und Nutzen verpflichtet.

Was hat sich bei Heizkosten, CO2-Kosten und Grundsteuer geändert?

Heizung und Warmwasser folgen der Heizkostenverordnung und nicht dem Verteilerschlüssel des Mietvertrags. Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten sind nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche. Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil um 15 Prozent kürzen, § 12 Heizkostenverordnung. Seit dem 1. Januar 2022 sind bei fernablesbarer Ausstattung außerdem monatliche Verbrauchsinformationen zu liefern, § 6a Heizkostenverordnung; bleiben sie aus oder fehlt die fernablesbare Technik, sind 3 Prozent Kürzung möglich.

Seit 2023 teilt das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz die CO2-Kosten aus Brennstoff und Wärme zwischen Vermieter und Mieter auf. Maßgeblich ist der Ausstoß in Kilogramm Kohlendioxid je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, eingeordnet in eine Tabelle mit 10 Stufen. Liegt ein Wohngebäude unter 12 Kilogramm, trägt der Mieter die CO2-Kosten allein, ab 52 Kilogramm übernimmt der Vermieter 95 Prozent. Der Vermieter muss den Anteil, die Einstufung und die Berechnungsgrundlagen in der Heizkostenabrechnung ausweisen; unterbleibt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen. Für ältere, schlecht gedämmte Häuser im Bestand ist das ein spürbarer Posten, der vor der Abrechnung ermittelt sein will.

Die Grundsteuer bleibt umlagefähig, ihre Höhe hat sich aber verschoben. In Baden-Württemberg wird sie seit dem 1. Januar 2025 nach dem modifizierten Bodenwertmodell des Landesgrundsteuergesetzes erhoben: Für die Grundsteuer B zählen allein Grundstücksfläche und Bodenrichtwert, die Bebauung bleibt außer Betracht. Ein Mehrfamilienhaus auf einem großzügigen Grundstück in guter Freiburger Lage trifft die Umstellung deshalb anders als ein vergleichbares Haus in Waldkirch, Denzlingen oder Elzach, und den Hebesatz setzt jede Gemeinde selbst fest. Für die Abrechnung bedeutet das: Die Position Grundsteuer kann deutlich vom Vorjahr abweichen, ohne dass ein Rechenfehler vorliegt. Sie gehört dann in die Erläuterung, sonst kommt der Widerspruch mit der nächsten Post.

Was unterscheidet die Betriebskostenabrechnung von der WEG-Jahresabrechnung?

Beide heißen Abrechnung und meinen Verschiedenes. Die Betriebskostenabrechnung ist die Abrechnung des Vermieters gegenüber seinem Mieter über dessen Vorauszahlungen. Die Jahresabrechnung nach § 28 WEG ist die Abrechnung des Verwalters gegenüber der Eigentümergemeinschaft über den Wirtschaftsplan, ergänzt um den Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen. Beschlossen wird dabei seit der Reform vom 1. Dezember 2020 nicht mehr die Abrechnung als Ganzes, sondern die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse.

Eine feste Frist wie im Mietrecht kennt das Wohnungseigentumsgesetz dafür nicht. § 28 WEG spricht nur davon, dass nach Ablauf des Kalenderjahres aufzustellen und zu beschließen ist, eine Zwölfmonatsgrenze mit Ausschlusswirkung steht dort nicht. Der vermietende Eigentümer kann sich darauf nicht ausruhen, denn gegenüber seinem Mieter läuft die Frist aus § 556 Absatz 3 BGB unabhängig weiter.

Die Zahlen der Gemeinschaft lassen sich außerdem nicht eins zu eins in die Mieterabrechnung übernehmen. Zuführungen zur Erhaltungsrücklage, die Vergütung des Verwalters und die Kosten der Instandsetzung stehen zu Recht in der Jahresabrechnung, gehören aber nicht in die Betriebskostenabrechnung. Wer die eine Tabelle in die andere kopiert, erzeugt eine angreifbare Abrechnung, die im schlechtesten Fall die Nachzahlung kostet. Wie ein Wechsel der Verwaltung abläuft, haben wir in unserem Beitrag zum Verwalterwechsel beschrieben, und warum die Qualifikation nach § 26a WEG dabei eine Rolle spielt, steht im Beitrag zum zertifizierten Verwalter.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Abrechnung die formellen Mindestangaben erfüllt, ob eine Position umlagefähig ist oder wie Sie den Fristenkalender für mehrere Einheiten in den Griff bekommen, sehen wir uns das an. Ein unverbindliches Erstgespräch klärt meist in einem Termin, woran es hakt; kurze Fragen beantworten wir auch in unseren häufigen Fragen.

Quellen

Häufige Fragen zum Thema

Kurz beantwortet.

Muss ich eine verspätete Nebenkostenabrechnung noch nachzahlen?
Geht die Abrechnung erst nach Ablauf der zwölf Monate bei Ihnen ein, ist die Nachforderung nach § 556 Absatz 3 BGB ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil der Grundsteuerbescheid der Gemeinde erst spät vorlag. Ein Guthaben bleibt Ihnen dagegen auch bei einer verspäteten Abrechnung erhalten. Prüfen Sie deshalb zuerst, wann die Abrechnung tatsächlich bei Ihnen angekommen ist.
Zählt der Poststempel oder der Zugang beim Mieter?
Maßgeblich ist allein, wann die Abrechnung beim Mieter ankommt. Ein Brief, der am 30. Dezember in Freiburg eingeworfen wird, wahrt die Frist nicht, wenn er erst im Januar im Briefkasten liegt. Erfolgt der Einwurf spät am letzten Tag und nach der üblichen Leerungszeit, kann der Zugang sogar erst am Folgetag eintreten. Im Streitfall muss der Vermieter den Zugang beweisen, deshalb legen wir den Versand nie auf die letzten Tage des Jahres.
Darf ich als Mieter die Belege einsehen?
Ja, Sie können Einsicht in die Originalbelege verlangen, ohne ein besonderes Interesse begründen zu müssen. Die Einsicht findet dort statt, wo die Unterlagen liegen, bei uns also nach Terminvereinbarung im Büro in Freiburg. Einen Anspruch darauf, dass Ihnen sämtliche Kopien zugeschickt werden, gibt es grundsätzlich nicht. Fordern Sie die Einsicht rechtzeitig an, denn Einwendungen gegen die Abrechnung sind nach § 556 Absatz 3 Satz 5 und 6 BGB zwölf Monate nach deren Zugang ausgeschlossen.
Wer erstellt die Betriebskostenabrechnung, wenn meine vermietete Wohnung in einer WEG liegt?
Die Jahresabrechnung der Hausverwaltung gilt für die Eigentümergemeinschaft und geht nicht an Ihren Mieter. Als vermietender Eigentümer ziehen Sie daraus die umlagefähigen Positionen heraus, während Erhaltungsrücklage, Verwaltervergütung und Instandsetzungskosten beim Eigentümer bleiben. Weil die Jahresabrechnung oft erst im Frühjahr beschlossen wird, sollten Sie die Zahlen früh anfordern, damit Ihre eigene Frist zum 31. Dezember sicher steht. Für Eigentümer in Freiburg, Waldkirch, Denzlingen und Emmendingen übernehmen wir diesen Schritt im Rahmen der Sondereigentumsverwaltung.
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